Politique de confidentialité de l'association Seva Canada
Introduction et dispositions générales
L'association Seva Canada, ainsi que les personnes que nous cherchons à aider, dépendent de la générosité de nos sympathisants ainsi que de la bienveillance et de la confiance du public. Nous savons que vous vous souciez de la manière dont vos informations personnelles sont utilisées et partagées, et nous vous remercions de nous faire confiance pour les traiter avec soin et discernement. Afin de mieux protéger votre vie privée, nous mettons à votre disposition la présente Politique de confidentialité, qui explique nos pratiques et les choix dont vous disposez concernant la manière dont vos informations sont collectées et utilisées par Seva Canada. Les informations ci-dessous expliquent notre politique en matière de confidentialité, tant en ligne que hors ligne. En visitant le site www.seva.ca ou en communiquant des informations personnelles à Seva Canada, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique de confidentialité.
Qui sommes-nous ?
La Seva Canada Society est une organisation de développement international et un organisme caritatif agréé (n° 13072 4941 RR0001). Seva Canada est située au 100-2000 W. 12th Avenue, Vancouver, Colombie-Britannique, Canada. Téléphone : (604) 713-6622 ou 1-877-460-6622.
Quelles informations Seva Canada recueille-t-elle à mon sujet ?
Lorsque vous consultez notre site web ou effectuez un don en ligne ou hors ligne, vous pouvez nous fournir des informations personnelles (telles que votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail, vos numéros de téléphone et/ou les informations relatives à votre carte de crédit/débit) que vous choisissez sciemment de divulguer ; celles-ci sont collectées au cas par cas à des fins diverses. Ces finalités comprennent l'inscription pour recevoir des lettres d'information par e-mail ou d'autres documents, la demande d'informations complémentaires de notre part concernant nos projets et services, les dons à notre organisation, la commande de produits dérivés, l'envoi de demandes, le remplissage d'un formulaire sur notre site web ou simplement le fait de poser une question. Nous recevons et conservons les informations que vous saisissez sur notre site web ou que vous nous communiquez de toute autre manière, que ce soit en ligne ou hors ligne. Nous vous demandons des informations personnelles afin de pouvoir répondre à votre demande et vous répondre. Nous ne conservons pas les numéros de carte bancaire. Les informations sont conservées et utilisées conformément aux lois, règles, réglementations et autres politiques en vigueur. La Seva Canada Society ne collecte pas d’informations personnelles vous concernant à moins que vous ne nous les fournissiez. Si vous choisissez de ne fournir aucune de ces informations, il se peut que nous ne puissions pas répondre à votre demande ou traiter votre commande, mais vous resterez libre de parcourir les autres sections des sites web détenus et gérés par la Seva Canada Society. Cela signifie que vous pouvez visiter notre site sans nous dire qui vous êtes ni révéler aucune information permettant de vous identifier personnellement.
Comment Seva Canada respecte-t-il l'anonymat des donateurs ?
Seva Canada respecte le droit à l'anonymat des donateurs. Nous conserverons une trace de chaque don caritatif et limiterons l'accès à ces dossiers au personnel concerné et à la direction.
Tous les donateurs auront la possibilité d'indiquer s'ils souhaitent que leur don caritatif soit considéré comme anonyme. Cette information sera consignée et respectée par toutes les parties ayant accès aux dossiers des donateurs, comme mentionné ci-dessus. Un donateur doit demander l'anonymat s'il ne souhaite pas que son nom puisse apparaître publiquement en tant que sympathisant de Seva Canada.
Comment l'association Seva Canada utilise-t-elle les informations recueillies à mon sujet ?
Lorsque vous nous fournissez des informations vous concernant dans un but précis, nous utilisons ces informations uniquement à cette fin (par exemple, pour vous fournir le service ou les informations que vous avez demandés). Par exemple, il peut vous être demandé de nous communiquer des informations personnelles pour recevoir des informations, faire un don, acheter des produits ou postuler à un emploi. De même, nous utilisons les informations que vous fournissez à votre sujet ou au sujet d’une autre personne lors d’une commande de produits uniquement pour expédier les produits et confirmer leur livraison. Nous ne partageons pas ces informations avec des tiers, sauf dans la mesure où cela est nécessaire pour traiter cette commande. Nous ne conservons pas les informations relatives aux cartes de crédit.
Vous pouvez vous inscrire sur notre site Internet si vous souhaitez recevoir des informations sur nos nouveaux projets et services ou sur nos produits dérivés. Les informations que vous fournissez sur notre site Internet ou par téléphone ne seront pas utilisées à cette fin, sauf si vous remplissez un formulaire d'inscription.
Nous utilisons les adresses e-mail de retour pour répondre aux e-mails que nous recevons. Ces adresses ne sont pas utilisées à d'autres fins et ne sont pas communiquées à des tiers. Nous utilisons les informations fournies dans votre e-mail pour répondre à vos questions ou commentaires. Nous pouvons également conserver vos commentaires pour référence ultérieure.
Les e-mails provenant de www.seva.ca sont envoyés via des formulaires de contact protégés par Mollom, un service en ligne qui cherche à déterminer si les messages publiés sur un site doivent être considérés comme des messages non sollicités (également appelés « spam »). Mollom filtre les messages avant leur publication sur notre site.
L'association Seva Canada va-t-elle communiquer mes données personnelles à des tiers ?
Les données à caractère personnel sont stockées sur notre serveur et ne sont pas accessibles au public. De plus, seul le personnel de l'association Seva Canada y a accès, dans la mesure où cela est nécessaire à l'exercice de ses fonctions.
Nous prenons les mesures physiques, électroniques et organisationnelles appropriées, telles que l'utilisation du protocole de chiffrement SSL (Secure Sockets Layer), afin de garantir la sécurité, l'exactitude et l'actualité de vos informations, et de ne les conserver que pendant une durée raisonnable et nécessaire.
La politique de Seva Canada qui me permet de mettre à jour, de corriger ou de supprimer mes données personnelles, ou de me désabonner des communications.
Les donateurs ne peuvent pas se désinscrire de notre base de données, mais ils peuvent limiter certains types de communications. Ils peuvent se désinscrire des listes de diffusion de Seva Canada en contactant le bureau.
Si vous vous êtes inscrit pour recevoir nos communications et que vous changez d'avis par la suite, vous pouvez nous contacter afin que votre nom et vos coordonnées soient supprimés de nos listes de diffusion.
Si vous souhaitez vérifier les données que vous nous avez transmises ou y apporter des corrections, vous pouvez nous contacter directement.
Pour ce faire, vous disposez des options suivantes :
Vous pouvez nous appeler au 1-877-460-6622, nous envoyer un e-mail à l'adresse suivante : admin@seva.ca ou nous écrire à l'adresse postale suivante :
Association Seva Canada
100-2000 W. 12th Avenue,
Vancouver, BC V6J 2G2
Quelles sont les données anonymes collectées par Seva Canada ?
Des informations anonymes sont collectées pour chaque donateur et chaque visiteur de ce site. Ces informations comprennent les pages consultées, la date et l'heure, les adresses IP et le type de navigateur. Nous n'établissons aucun lien entre ces informations et l'identité d'un donateur ou d'un visiteur.
Lorsque vous consultez notre site web, nos serveurs enregistrent des informations de base concernant les rubriques et les pages que vous avez consultées. Ces informations sont principalement conservées afin d'évaluer l'efficacité de notre site web ainsi que celle de ses différentes rubriques et pages.
Comment www.seva.ca utilise-t-il les cookies ?
Les cookies sont de simples fichiers texte enregistrés par votre navigateur web qui permettent de distinguer les donateurs des visiteurs du site web. Seva Canada utilise des cookies pour identifier votre navigateur lorsque vous consultez des pages du site web de Seva Canada ou des sites du réseau médiatique de la Société Seva Canada. Les cookies peuvent également servir à analyser votre utilisation du site afin de vous proposer des publicités ciblées sur d'autres sites web.
Les cookies créés sur votre ordinateur lorsque vous utilisez notre site web ne contiennent aucune information permettant de vous identifier personnellement et ne compromettent ni votre vie privée ni votre sécurité. Les cookies permettent à Seva Canada de recueillir des informations anonymes et de vous proposer, le cas échéant, un contenu plus pertinent et mieux ciblé lorsque vous naviguez sur les sites du réseau médiatique de Seva Canada ; ils sont également utilisés sur notre site de commande pour garder une trace des articles présents dans votre panier.
Liens vers d'autres sites
Ce site web peut contenir des liens vers d'autres sites web. Veuillez noter que lorsque vous cliquez sur l'un de ces liens, vous accédez à un autre site. Nous vous invitons à consulter les déclarations de confidentialité de ces sites web, car leur politique de confidentialité peut différer de la nôtre.
Mentions légales
Nous pouvons être amenés à divulguer des informations personnelles lorsque la loi l'exige ou lorsque nous estimons, en toute bonne foi, qu'une telle mesure est nécessaire pour nous conformer aux dispositions légales ou pour nous soumettre à une procédure judiciaire signifiée à Seva Canada.
Pour plus d'informations
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des commentaires concernant la protection de vos données personnelles, veuillez nous envoyer un e-mail à l'adresse admin@seva.ca en décrivant votre problème, ou appeler notre standard au (604) 713-6622 ou au 1-877-460-6622.
La présente politique de confidentialité a été mise à jour et approuvée par le conseil d'administration de Seva Canada le 11 septembre 2017.
Politique et procédure de traitement des réclamations de l'association Seva Canada
La présente politique et procédure s'applique aux réclamations reçues par Seva Canada concernant nos activités, nos programmes, nos services, notre personnel ou nos bénévoles.
A) Principes directeurs
Il est dans l'intérêt de toutes les parties que les réclamations soient traitées sans délai et résolues le plus rapidement possible. L'examen des réclamations se fait de manière équitable, impartiale et respectueuse envers toutes les parties. Les plaignants sont informés de la possibilité de porter leur réclamation devant un responsable hiérarchiquement supérieur s'ils ne sont pas satisfaits de la manière dont leur réclamation a été traitée ou de son issue.
Les plaignants reçoivent des explications claires et compréhensibles concernant les décisions relatives à leurs réclamations. Ils sont tenus informés de l'avancement du dossier tout au long de la procédure d'examen. Les réclamations sont prises en compte pour contribuer à l'amélioration des services, des politiques et des procédures.
B) Types de réclamations
Définition : Une réclamation est l'expression d'un mécontentement concernant le service, les actions ou l'inaction de Seva Canada en tant qu'organisation, ou d'un membre du personnel ou d'un bénévole agissant au nom de Seva Canada.
Voici quelques exemples, parmi d'autres :
- le fait de ne pas avoir, selon l'impression de l'autre, respecté un engagement pris ;
- le non-respect des règles ou des procédures ;
- erreur commise par un membre du personnel ou un bénévole ;
- comportements ou propos injustes ou discourtois de la part d'un membre du personnel ou d'un bénévole ;
- Toute personne directement concernée peut déposer une réclamation, qui sera examinée conformément à la présente procédure.
C) Réception et traitement des réclamations
Une plainte peut être déposée oralement (par téléphone ou en personne) ou par écrit (par courrier, fax ou e-mail). Un employé ou un bénévole qui reçoit une plainte doit d’abord déterminer quelle est la personne la plus à même de la traiter. Il s’agira généralement de la personne qui entretient la relation la plus étroite avec le plaignant ou qui dispose des connaissances spécifiques nécessaires pour résoudre le problème.
Il incombe à la personne qui reçoit la réclamation soit de la résoudre, soit de la transmettre à une autre personne en mesure de le faire. Si la réclamation est transmise, le destinataire doit accuser réception auprès de l'expéditeur et lui confirmer qu'il va y donner suite.
La personne qui reçoit la plainte en premier lieu doit accuser réception auprès du plaignant et lui indiquer que la plainte a bien été reçue et qu’elle fera l’objet d’un suivi, soit par elle-même, soit par un autre employé.
Si un délai d'intervention peut être fixé, celui-ci doit être mentionné dans l'accusé de réception. Les coordonnées de base, à savoir le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, doivent être immédiatement consignées.
D) Traitement de la réclamation
Tout doit être mis en œuvre pour traiter les réclamations reçues dans les meilleurs délais. Lorsqu’une réclamation est formulée oralement, le personnel doit écouter et s’efforcer de la comprendre, et peut tenter d’y apporter une solution immédiate. Les réclamations reçues par écrit doivent faire l’objet d’un accusé de réception dans un délai de 2 jours ouvrés, et le personnel doit s’efforcer de résoudre le problème dans un délai de 10 jours ouvrés.
Lorsqu'une réclamation ne peut être résolue facilement, elle doit être transmise au directeur concerné (Marketing, Développement ou Programmes). Si ce dernier ne parvient pas à résoudre la réclamation, celle-ci sera transmise au directeur général.
Si la plainte concerne le directeur exécutif, elle sera traitée par le président du comité de gouvernance.
Les plaignants doivent être tenus informés de l'état d'avancement de leur réclamation. Tout doit être mis en œuvre pour résoudre les réclamations transmises à un niveau supérieur dans un délai supplémentaire de 10 jours ouvrables, afin que toutes les réclamations soient résolues dans un délai d'un mois à compter de leur réception.
E) Consignation de la plainte
Il est nécessaire de consigner toute réclamation portant sur un litige d'ordre financier, ainsi que toute réclamation ne pouvant être résolue immédiatement (le jour même de sa réception).
Les informations relatives à ces réclamations doivent être consignées dans la fiche de suivi des réclamations. Les informations consignées dans cette fiche comprennent une description de la réclamation, le nom de la personne qui s'en est chargée, les mesures prises pour y remédier, le délai de traitement et une description de la solution apportée.
Un résumé des plaintes reçues, précisant leur nombre et leur nature, sera présenté chaque année au conseil d'administration de Seva Canada.
Approuvé par le conseil d'administration de Seva, le 11 septembre 2017