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Offres d'emploi

Donor Relations and Operations Coordinator

 

Type of position: Full-Time, Permanent (hybrid)

Location: Vancouver BC

Reports To: Senior Manager, Operations and Finance

Salary Band: $48,809-66,036

Date Created: August 26, 2026

Date Reviewed / Updated: August 26, 2026

 

Overview:

Seva Canada restores sight and prevents blindness in low- and middle-income countries. Since 1982, Seva Canada donors, together with our partners, have given over 5 million people the power of sight through life-changing surgeries and have provided eye care services to millions more. Vision loss results in a staggering global economic productivity loss of US$ 411 billion annually. However, correcting vision loss can significantly boost economic opportunities, alleviate poverty, and promote gender equity.

We work with local partners to create sustainable eye care programs that achieve long-term change, are culturally sensitive and reach those most in need – women, children and people living in extreme poverty and isolation. Everything we do at Seva Canada, from training to providing supplies to conducting research and funding surgery, glasses and medicine, is for one reason: to provide communities with access to high-quality eye care that will restore sight and prevent blindness, now and in the future.

Reporting to the Senior Manager, Operations and Finance, the Donor Relations and Operations Coordinator supports the Seva Canada team by ensuring donors feel welcome when they contact Seva Canada and have a good donor experience, and that every interaction is positive, helpful, and informative. The Donor Relations and Operations Coordinator also assists with activities related to operations and raising funds. Seva Canada is a dog friend office that offers a hybrid work environment and a supportive, close-knit team where curiosity, initiative, and a willingness to learn are valued.

 

Principales responsabilités

 

Donor Relations

  • Serves as the first point of contact for donors — whether they reach out in person, by phone, through social media, via webform, or by email to the general inbox — and responds promptly and warmly to each inquiry;
  • Is responsible for all activities related to donation processing: accurately enters donations into the database, generates receipts in accordance with established processes; emails/mails receipts to donors in a timely manner;
  • Maintains the database of donors, updating information about donors as requested by the donor, the Seva Canada team, and/or our fundraising agency;
  • Prepares and sends donor mailings such as catalogues, planned giving program surveys and brochures, new donor welcome packages, annual reports, requests for donations and tribute cards;
  • Reads day-to-day correspondence from donors, responding to donor requests and/or forwarding them as needed to the appropriate person or department for follow up;
  • Manages Seva’s volunteer portfolio from end to end, including recruiting, vetting, and onboarding new volunteers, and maintaining the volunteer roster. Coordinates ongoing volunteer activities for both in-office and remote volunteers — scheduling shifts, preparing the workstation for in-office volunteers, and ensuring each volunteer has clear task instructions along with the resources and information needed to complete them.
 

Fundraising Support

  • Uses databases and donor lists to help identify potential new supporters of Seva Canada and provides this information to the Philanthropy Director to assess and potentially pursue;
  • Supports the management of Seva Canada’s legacy and monthly giving, helping to steward relationships and maintain accurate records of legacy and monthly donors and their intentions;
  • Formats tailored funding proposals, individual donor program reports, and presentations for a variety of audiences using written content provided by various departments;
  • Helps facilitate donor touchpoints by preparing donor communications, including acknowledgment letters, updates, and other correspondence that keep donors informed and engaged;
  • Performs prospect research on new and potential supporters of Seva Canada following the direction of the philanthropy team.
 

Operations Support

  • Maintains general office upkeep (cleaning, repairs, equipment) and keeps an adequate inventory of office supplies;
  • Formats and compiles slide decks for internal and external meetings, ensuring consistency, accuracy, and professional presentation;
  • Under the supervision of a senior staff member, supports organizing logistics for Board meetings, AGMs, and off-site staff meetings and events, including venue and catering coordination, volunteer scheduling, and event day set-up/clean-up;
  • Provides administrative support to the Program Director, Operations including compiling and entering data from program partners for use in reports such as the Annual Report and funder/grant reports;
  • Provides general administrative support to the Executive Director, as needed.
 

Team Collaboration

  • Attends biweekly team meetings;
  • Collaborates with the team to prepare and host organization-wide events, ensuring excellent experiences for Seva donors;
  • Provides light assistance or support for various team members, such as scheduling, setting up and sending polls; set up and clean-up of meetings; organizing collateral, general office organization and running off-site errands;
  • Other duties and projects as required.

Pouvoir de décision

  • Uses good judgement to make day-to-day decisions within established procedures and processes, under the supervision of the Donor Relations and Operations Manager.

Supervision

Direct reports include:

  • N/A;
 

Qualifications

  • Minimum of 2 years’ experience in a similar role with proven experience in donor relations, fundraising, and/or customer service;
  • Strong time management, planning, and organization skills with ability to multi-task when required;
  • Detail oriented & able to adhere to, and maintain, administrative procedures;
  • Strong proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint Excel, etc);
  • Strong written and oral communication skills;
  • Works well with a team and independently;
  • A professional and outgoing manner with the ability to interact tactfully and diplomatically with a wide variety of people;
  • Ability to take direction, positively respond to constructive feedback, and accurately follow instructions;
  • Flexibility to work evenings and weekends on occasion;
  • Able to travel within Canada and internationally to places where Seva Canada works.


Actifs

  • Experience in operations/administration, volunteer management, or nonprofit sector;
  • Experience using donor databases such as Virtuous or other CRM products;
  • Experience with digital design tools such as Canva, Affinity or Adobe Creative Suite;
  • Interest in international development and learning how a small-to-medium charity operates.

Responsable des dons philanthropiques (dons réguliers et mensuels)

 

Description du poste :

Seva Canada, une organisation internationale de santé qui se consacre à la restauration de la vue et à la prévention de la cécité dans les pays à faibles et moyens revenus, recherche un responsable des relations avec les donateurs pour rejoindre notre petite équipe soudée.

Seva Canada a su se forger une position exceptionnellement solide au sommet de sa pyramide de dons grâce à des relations étroites avec de grands donateurs, des fondations et des partenaires institutionnels. La prochaine phase de croissance nous offre l'occasion de renforcer et d'étendre nos programmes de dons intermédiaires et de dons mensuels, afin de constituer une base de soutien plus diversifiée et plus durable.

Ce poste est idéal pour une personne qui aime nouer des relations solides avec les donateurs tout en réfléchissant, d’un point de vue programmatique, à la manière de développer et de renforcer une communauté de sympathisants au fil du temps. Le responsable de la philanthropie aura pour mission principale de fidéliser et d’élargir la base des donateurs de niveau intermédiaire de Seva Canada (entre 500 et 5 000 dollars par an), tout en pilotant le développement continu de notre programme de dons mensuels.

Le responsable de la philanthropie rend compte au directeur de la philanthropie et contribuera à la croissance, à l'engagement et à la valeur à long terme de ces groupes de donateurs.

Seva Canada est un lieu de travail qui accueille volontiers les chiens et propose un environnement de travail hybride ainsi qu'une équipe solidaire et soudée, où la curiosité, l'esprit d'initiative et la volonté d'apprendre sont valorisés.



Principales responsabilités

Gestion des relations avec les donateurs de niveau intermédiaire et développement de cette catégorie (objectif principal)

  • Sous la direction du responsable de la philanthropie, établir et entretenir des relations avec un portefeuille de 50 à 70 donateurs de niveau intermédiaire grâce à une approche réfléchie et personnalisée (e-mails, téléphone, courrier postal et rencontres en personne) ;
  • Élaborer et mettre en œuvre des plans de gestion des relations avec les donateurs visant à renforcer leur engagement, à améliorer leur fidélisation et à les inciter à accroître leur soutien ;
  • Identifier les donateurs susceptibles de devenir des donateurs importants, développer ces relations grâce à un accompagnement stratégique et assurer un transfert en douceur vers le chargé de relations le plus approprié au moment opportun ;
  • Apporte son soutien à un comité philanthropique bénévole composé de membres du conseil d'administration et de la communauté de Seva Canada ; rencontre les membres du comité afin d'identifier, au sein de leurs réseaux, de nouveaux prospects potentiels pour Seva Canada ;
  • Collabore avec le responsable des relations avec les donateurs et des opérations pour effectuer le rapprochement et l'affectation des dons d'un montant moyen, en conciliant les engagements existants avec les souhaits du donateur et en sollicitant l'avis du directeur de la philanthropie et du directeur des opérations, et en collaboration avec eux, si nécessaire.
 

Programme de dons mensuels (axe secondaire)

  • Sous la direction du responsable de la philanthropie, établir et entretenir des relations avec les donateurs mensuels grâce à des interactions et des communications bien pensées, afin de constituer une base solide et engagée de donateurs réguliers ;
  • Collaborer avec le responsable des opérations et le directeur des actions caritatives afin d'affiner et/ou de mettre au point des processus administratifs liés aux dons mensuels, qui pourront être mis en œuvre par d'autres membres de l'équipe de Seva Canada ;
  • Identifier les opportunités permettant de renforcer la valeur à long terme pour les donateurs, ainsi que la communication et l'engagement auprès de ces derniers ;
  • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe Marketing et Communication ainsi qu'avec l'agence de collecte de fonds afin de mettre au point des campagnes segmentées et des parcours de donateurs axés sur des stratégies d'acquisition, d'intégration, de fidélisation, d'augmentation des dons et de réactivation.
 

Données, rapports et administration

  • Tenir à jour des dossiers précis sur les donateurs et assurer le suivi de leurs activités dans le CRM ;
  • Extraire et établir des listes, des rapports et des analyses pour faciliter la prise de décision ;
  • Suivre les indicateurs clés (fidélisation, passages à des formules supérieures, croissance mensuelle) et identifier les possibilités d'amélioration.
 

Collaboration et soutien à l'équipe

  • Travailler en collaboration avec les équipes « Philanthropie » et « Marketing » sur des campagnes et des initiatives intégrées ;
  • Travailler en collaboration avec les équipes opérationnelles et administratives sur des processus visant à renforcer le soutien ;
  • Assurer la coordination avec les agences partenaires externes concernant la stratégie de réponse directe, la mise en œuvre des campagnes et la gestion des données relatives aux donateurs ;
 

Participer aux réunions d'équipe bihebdomadaires ;

  • Collaborer avec l'équipe pour préparer et organiser des événements à l'échelle de l'organisation, en veillant à offrir une expérience exceptionnelle aux donateurs de Seva ;
  • Se réunit chaque semaine avec le directeur de la philanthropie pour faire le point sur les interactions avec les donateurs au cours de la semaine écoulée et planifier la semaine à venir ; formule des recommandations visant à adapter les programmes et stratégies existants de marketing et de communication pour le portefeuille, et propose de nouvelles idées pour mobiliser les donateurs de niveau intermédiaire et les donateurs mensuels ;
  • Il fait le point, lors des réunions du conseil d'administration, sur les dons de montant moyen et les dons mensuels, en précisant notamment quelles activités ou quels événements ont été organisés depuis la dernière réunion du conseil et quels en ont été les résultats ; il sollicite l'aide des membres du conseil d'administration si nécessaire ;
  • Aide les autres membres de l'équipe lorsque cela est nécessaire ;
  • Autres tâches selon les besoins.

     


Pouvoir de décision

  • Gère de manière autonome le budget consacré aux dons d'un montant moyen et aux dons mensuels, tel qu'approuvé par le directeur de la philanthropie ;
  • Élabore et met en œuvre des plans annuels de dons de montant intermédiaire et mensuels, en accord avec les priorités stratégiques de l'organisation, en concertation avec le directeur de la philanthropie ;
  • Ce poste ne donne pas le droit de signer.

     


Supervision

  • Subordonnés directs : sans objet ;
  • Parmi les collaborateurs qui lui rendent compte indirectement figurent : le coordinateur des relations avec les donateurs et du marketing (pour les tâches liées aux dons mensuels).

     


Qualifications

  • 5 ans d'expérience dans la collecte de fonds, les relations avec les donateurs ou un domaine connexe ;
  • Expérience dans l'accompagnement des donateurs ou la gestion des relations avec ces derniers ;
  • D'excellentes compétences en communication écrite et orale, ainsi que la capacité à raconter des histoires captivantes ;
  • Très organisé(e), capable de gérer plusieurs priorités à la fois et de s'adapter à l'évolution des besoins ;
  • A l'aise avec les données et les systèmes CRM ;
  • Une personne dynamique, qui fait preuve d'initiative et apprécie de travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe ;
  • Un intérêt pour le développement international et la volonté de contribuer à la mission de Seva ;
  • Connaissance des meilleures pratiques en matière de collecte de fonds, des principes éthiques et des tendances du secteur ;
  • Être en mesure de voyager au Canada dans le cadre de missions de fidélisation des donateurs, et contribuer à l'organisation de voyages de donateurs vers les lieux où Seva Canada mène ses actions à l'international ;
  • Disponibilité pour travailler occasionnellement le soir et le week-end.


Actifs

  • Expérience dans le domaine des dons mensuels ou des programmes de dons réguliers ;
  • Expérience avec Virtuous ou un système CRM similaire ;
  • Expérience dans le secteur associatif.

     


Rémunération

  • Fourchette salariale : 66 000 $ - 89 000 $
  • Environnement de travail hybride
  • Des prestations médicales avantageuses après une période d'essai de trois mois
  • 3 semaines de congés annuels dès le début
  • Bien-être et arrêts maladie
  • Possibilités de développement professionnel et d'apprentissage
  • Possibilité de voyager à l'étranger (le cas échéant)